Steeds meer organisaties hebben een crisisteam. Een team dat wordt ingeschakeld bij incidenten waarbij onderbouwde besluiten nodig zijn. Het crisisteam staat los van de operationele incidentenresponse, zoals BHV, ICT of beveiliging. Deze afdelingen lossen zelf heel veel op, maar soms is een incident zo groot, dat het crisisteam aangehaakt moet worden.

Maar wanneer is het verstandig om als afdeling op te schalen naar het crisisteam?

Wat is de rol van een crisisteam?

De naam zegt het al; het crisisteam komt samen op het moment dat er een crisis speelt binnen het bedrijf. Een crisis kan verschillende vormen hebben; van datalek tot ongeval en komt altijd onverwacht.

Om effectief te kunnen handelen tijdens een crisis, is het belangrijk dat er mensen in het team zitten met een bepaalde expertise en hoge beslissingsbevoegdheid. Denk aan directie, HR, communicatie, juridisch of externe adviseurs. Zij zijn in staat om keuzes te maken en knopen door te hakken die een grote impact kunnen hebben op de organisatie.

Een aantal eenvoudige vragen als houvast

Om te bepalen of informeren of opschalen naar het crisisteam nodig is, zijn er vier vragen die houvast bieden. Deze helpen om de situatie objectiever te beoordelen.

1. Zijn er hulpdiensten nodig (geweest)?

Zodra hulpdiensten betrokken zijn of moeten worden ingeschakeld, is informeren van het crisisteam door de BHV altijd noodzakelijk. Dit is niet alleen omdat er sprake is van een ernstige situatie, maar ook vanwege de mogelijke gevolgen.

Een reanimatie van een bezoeker kan bijvoorbeeld een enorme impact hebben op collega’s en medewerkers. Daarnaast zorgt de aanwezigheid van ambulances of politie bij de organisatie voor zichtbaarheid naar buiten toe. Dat roept vragen op bij omstanders, klanten en mogelijk de media.

Om deze impact te monitoren en waar nodig te beperken, is het belangrijk om op te schalen naar het crisisteam. Zij kunnen er bijvoorbeeld voor zorgen dat alle leidinggevenden op de hoogte zijn en dat de communicatieafdeling informatie deelt waar nodig; bijvoorbeeld op het intranet, de website of door de pers te woord te staan.

2. Is er sprake van (dreigend) gevaar voor medewerkers?

Ook als er nog niets concreets is gebeurd, maar er wel een reële dreiging bestaat, is dat een reden om te escaleren. Denk bijvoorbeeld aan de poederbrieven die kort na de aanslagen op Twin Towers in New York op 9/11 in omloop waren. In veel gevallen bleek er uiteindelijk geen direct gevaar, maar de dreiging alleen al vroeg om duidelijke keuzes en maatregelen.

Hetzelfde geldt voor dreiging met geweld. Nog voordat er daadwerkelijk iets gebeurt, kan het crisisteam, eventueel in overleg met de politie, bepalen welke maatregelen passend zijn om mensen te beschermen. Daarom is het altijd verstandig voor de BHV of beveiliging om het crisisteam te informeren, zodat zij vervolgens kunnen bepalen of de afdeling het verder zelf aankan, of dat het crisisteam het overneemt.

3. Komt de bedrijfscontinuïteit in gevaar?

Een derde belangrijke reden voor opschaling is een bedreiging van de bedrijfscontinuïteit. Op het moment dat de belangrijkste processen van een bedrijf stil komen te liggen, worden de financiële gevolgen van een crisis al snel heel groot.

Hierbij gaat het niet alleen om acute uitval, maar ook om risico’s op de middellange of langere termijn.

Voorbeelden hiervan zijn:

• Een machine die versleten is en waarvoor geen onderdelen meer verkrijgbaar zijn

• Het wegvallen van subsidies of andere belangrijke inkomstenbronnen

• Sterk stijgende grondstofprijzen

• Uitval van stroom, ICT of andere essentiële voorzieningen

Wanneer een organisatie afhankelijk is van één kritisch proces of systeem, kunnen dit soort risico’s grote gevolgen hebben voor het voortbestaan van de organisatie. Strategische afwegingen en prioritering zijn dan noodzakelijk en die horen thuis op crisisteamniveau.

4. Staat de reputatie van de organisatie onder druk?

Tot slot is reputatie een belangrijk criterium voor opschaling. Situaties die de naam, geloofwaardigheid of het vertrouwen in de organisatie kunnen schaden, vragen vrijwel altijd om strategische besluitvorming.

Denk hierbij aan kwesties rondom integriteit, sociale veiligheid of een onveilige werksfeer. Dit zijn onderwerpen die verder reiken dan de dagelijkse operatie en waarbij de impact groot kan zijn, zowel intern als extern.

Liever te vroeg dan te laat

Een crisisteam is er niet alleen voor de grote rampen. Het is er juist om in een vroeg stadium mee te denken, risico’s te beoordelen en richting te geven. Door te informeren vanuit vertrouwen en op tijd te escaleren, vergroot je de wendbaarheid en weerbaarheid van de organisatie.

Bij twijfel: informeer het crisisteam. Want opschalen kan altijd nog.

Wil je meer weten over crisismanagement? Bekijk dan onze pagina over crisismanagement. Wil je direct contact opnemen? Dat kan via 088 - 166 3006 of mail ons op crisismanagement@werkveilig.nl.