Crisisvoorbereiding in de praktijk:
hoe simulatieoefeningen de zwakke punten in uw plannen blootleggen

Tijdens een crisis is het cruciaal dat crisisteams snel en effectief kunnen handelen.

Hier is niet alleen kennis en ervaring voor nodig, maar ook de juiste training en voorbereiding. Simulatieoefeningen zijn hierbij van onschatbare waarde. Pas tijdens een realistische praktijkoefening blijkt hoe effectief een crisisteam precies is.

De combinatie van goed trainen en compacte, ondubbelzinnige crisisplannen zorgt voor en sterke basis, maar realistische crisissimulaties zijn nodig om de zwakke punten bloot te leggen. Door scenario’s na te bootsen in een veilige omgeving, hoeven crisisteams niet bang te zijn dat een verkeerde beslissing leidt tot meer schade. Dit biedt de kans om vaardigheden en technieken te oefenen die nodig zijn tijdens crisissituaties.

Tijdens het oefenen in een veilige omgeving, verbeteren teams hun reactietijd, besluitvorming en coördinatie, wat leidt tot betere prestaties en een hogere kans op succes tijdens een echte crisis.

Blinde vlekken en een verkeersopstopping

Een kenmerk van crises is dat de situatie altijd anders verloopt dan vooraf gedacht, een crisis houdt zich immers niet aan het draaiboek. Hoe goed procedures ook bedacht en uitgeschreven zijn, er is altijd sprake van blinde vlekken. Deze blinde vlekken zijn tijdens een simulatie makkelijk op te sporen.

Bij een opdrachtgever in de transportsector hadden we een simulatie ontwikkeld waarbij vanwege een groot incident hun terrein afgesloten moest worden. Het ervaren crisisteam reageerde kalm en beheerst, tot ze voor een onverwacht probleem kwamen te staan; ongeveer iedere zes minuten arriveert er een vrachtwagen bij hun terrein. Nu de vrachtwagens het terrein niet op konden, raakte alle toegangswegen naar het industrieterrein verstopt en ontstond er een file op de naastgelegen snelweg.

Onze roleplayers konden vrij eenvoudig deze escalatie doorrekenen en verwerken in de simulatie. Ze deden zich vervolgens voor als politie en Rijkswaterstaat en voerden de druk op; het crisisteam moest nu de interne crisis managen én ervoor zorgen dat de vrachtwagens zo snel mogelijk van de weg af gehaald werden. 

Ondanks het feit dat dit een goed getraind team was, heeft het ze veel extra tijd en inspanning gekost om de crisis beheersbaar te maken en de gevolgschade, ook met betrekking tot hun reputatie, te beperken.

Dit bedrijf had al verschillende interne plannen klaar liggen voor crises, maar met deze situatie hadden ze nog geen rekening gehouden. Naar aanleiding van deze oefening is er een draaiboek opgesteld, waar stap voor stap instaat hoe er gehandeld moet worden als de vrachtwagens het terrein niet op kunnen. 

Zo kiest u de juiste simulatieoefeningen

Bedrijven hebben met uiteenlopende dreigingen en risico’s te maken, van een uitslaande brand tot een ransomware-aanval. Elke dreiging kan ernstige impact hebben op mensen, continuïteit van bedrijfsprocessen en/of de reputatie van het bedrijf. En daar zijn altijd veel verschillende stakeholders bij betrokken.

U komt tijd te kort als u ieder mogelijk scenario wilt oefenen. Daarom is het belangrijk om scenario’s te ontwerpen die aansluiten bij de volwassenheid en leerdoelen van uw crisisteam, en waarmee u belangrijke procedures in de praktijk kunt testen.

Hierbij zijn de volgende stappen een handige leidraad:

• Identificeer de meest waarschijnlijke scenario's die uw organisatie kunnen treffen, rekening houdend met specifieke risico's en kwetsbaarheden
• Zorg ervoor dat de scenario’s aansluiten bij de volwassenheid en de leerdoelen van uw crisisteam
• Zorg ervoor dat de scenario's realistisch genoeg zijn om belangrijke procedures in de praktijk te testen, rekening houdend met relevante stakeholders
• Gebruik de resultaten van de oefeningen om blinde vlekken uit de procedures en draaiboeken te elimineren
• Pas de simulatieoefeningen regelmatig aan aan de veranderende risico's en behoeften van uw organisatie.