Effectief trainen in crisismanagement
met behulp van een OTO-plan

Wat is een OTO-plan?

OTO staat voor opleiden, trainen en oefenen. Hoewel deze termen op elkaar lijken, zijn het geen synoniemen. OTO is een cyclus waarin deze drie aspecten van het leerproces worden doorlopen, met als doel om de deelnemers beter voor te bereiden op crisissituaties.

Opleiden gaat over opdoen van nieuwe kennis, terwijl trainen gaat over het oefenen van specifieke vaardigheden en procedures. En bij de oefeningen worden complete crisissimulaties geënsceneerd, zodat al het geleerde in de praktijk toegepast kan worden. Zo wordt getest of het team voldoende is opgeleid en getraind en goed kan samenwerken. De leerpunten uit de oefeningen zijn input voor het nieuwe opleidingsplan. 

Omdat elke organisatie met andere risico’s en leerdoelen te maken heeft en in een andere ontwikkelingsfase zit, zijn al onze OTO-plannen maatwerk. Hierbij maken we onderscheid tussen een meerjaren OTO-plan en een jaarplanning.

In het OTO-plan wordt de koers voor de komende jaren uitgezet. We benoemen de afbakening en doelstellingen. We beschrijven de opbouw van het opleidingstraject en welke trainingen en oefeningen uitgevoerd moeten worden. We werken vaak met drie categorieën;

• Basisopleiding crisismanagement; trainingen voor het gehele team en roltrainingen.
• Specialistische trainingen, sessies en workshops; dilemma sessies, mediatraining, training van supportteams of omgevingsanalyses.
• Scenario oefeningen; simulaties, scenariotrainingen en live oefeningen.

In de bijbehorende jaarplanning wordt vervolgens beschreven welke trainingen, opleidingen en oefeningen in dat jaar uitgevoerd worden.

Per training worden de doelgroep en de oefendoelen opgeschreven. Als de oefendoelen onvoldoende behaald worden, kan het nodig zijn om het OTO-plan aan te passen. Daarom is het belangrijk om de ontwikkelingstrajecten van zowel de individuen als het team goed te monitoren.

Wilt u zelf een OTO-plan opstellen? Houdt dan rekening met de volgende twee aandachtspunten;

1.       Laat de leerdoelen aansluiten bij de ontwikkelingsfase van uw crisisteam

2.       Zorg ervoor dat alle rollen binnen het crisisteam goed getraind en geoefend worden

Een ander belangrijk aandachtspunt zijn de taken en competenties van de crisisteamleden. Hier komen we in een ander blog op terug. 

Aandachtspunt 1: Laat de leerdoelen aansluiten bij de ontwikkelingsfase van uw crisisteam

Veel jonge crisisteams maken bij de eerste simulatieoefening dezelfde fouten. Voornamelijk met de overlegstructuur moet veel geoefend worden, haast ieder crisisteam is in het begin te veel tijd kwijt met het eerste overleg. Het is daarom belangrijk om een goede basistraining te volgen, waarin dergelijke praktische punten al aan bod komen. Hierdoor kunnen  mensen al ervaren hoe het voelt om kostbare tijd te verliezen. Na wat tips van onze kant, kan het eerste overleg haast altijd teruggebracht worden van twintig naar vijf minuten.

Bij een ervaren team dat inmiddels gewend is het crisisplan te volgen en de overlegstructuur al goed onder de knie heeft, is het belangrijk om de oefendoelen te verleggen. Daarom wordt in het OTO-plan en bij het ontwerpen van de simulaties rekening gehouden met de verschillende oefendoelen die bij de ontwikkelingsfase van het crisisteam passen.

• In een simulatie kan de nadruk bijvoorbeeld gelegd worden op een van de volgende thema’s;
• Werken met het crisisplan; hoe vertaalt het zich van papier naar de praktijk;
• Overlegstructuur, tools en rolvastheid;
• Communicatie en samenwerking met in- en externe partijen;
• Besluitvorming en probleemoplossing;
• Stressmanagement;
• Het oefenen van specifieke vaardigheden.

Een crisisoefening is het meest leerzaam als mensen goed getraind zijn en op hun ontwikkelingsniveau worden uitgedaagd. Als een oefening niet aansluit bij het huidige niveau van het crisisteam, zullen er weinig leermomenten zijn.

Als bijvoorbeeld verschillende teamleden nog niet helemaal rolvast zijn, zal een complexe en grootschalige oefening met crisisacteurs, brandweer, politie, ambulances en de veiligheidsregio te hoog gegrepen zijn. Het team loopt dan vast op de interne overlegstructuur en kan niet effectief oefenen met communicatie en besluitvorming met externe partijen.

Hetzelfde geldt voor te eenvoudige oefeningen; een goed getraind crisisteam zal weinig leren van een eenvoudig scenario.

Aandachtspunt 2: Zorg ervoor dat alle rollen binnen het crisisteam goed getraind en geoefend worden

Het doel van het OTO-plan is dat iedereen in uw organisatie hoe ze effectief moeten handelen tijdens een crisis. Dit voorkomt tijdverspilling omdat mensen niet weten wat ze moeten doen of vastlopen in onduidelijke procedures.

Door regelmatig conform het plan te oefenen en te trainen, kunnen crisisteams zwakke punten identificeren en verbeteringen aanbrengen in de procedures voor crisisbeheersing. Dit leidt tot een efficiënte respons in een echte crisissituatie.

Hierbij is het belangrijk dat alle rollen en alle leden voldoende getraind zijn. Voor de meeste leden zal een basistraining voldoende zijn, maar trainingen op specifieke rollen kunnen erg behulpzaam zijn en in sommige gevallen een voorwaarde om goed te functioneren tijdens een crisis.

Een voorbeeld van zo’n specialistische rol die goed getraind moet zijn is de liaison CoPI. Commando Plaats Incident (CoPI) is een term die wordt gebruikt bij de coördinatie van hulpdiensten en crisismanagement in Nederland. Het CoPI is een operationeel team dat wordt geactiveerd bij grootschalige of complexe incidenten, zoals natuurrampen, terroristische aanslagen of grote branden.

Het CoPI bestaat uit vertegenwoordigers van verschillende hulpdiensten, zoals politie, brandweer, ambulance en gemeente. Het doel van het CoPI is om de operatie ter plaatse te coördineren en te sturen, en om de informatie-uitwisseling tussen de verschillende hulpdiensten te bevorderen. Als uw organisatie is betrokken bij zo’n grote crisis, neemt de liaison CoPI plaats in dit overleg om de belangen van het bedrijf te behartigen.

In het commandocentrum geldt een andere structuur dan bij uw crisisoverleggen. Daarom is het belangrijk dat de liaison goed voorbereid is en er geen onduidelijkheden zijn over wat er allemaal bij deze rol komt kijken.

Tot slot

OTO is geen actie die afgevinkt kan worden, het is een van de pijlers van succesvol crisismanagement waar doorlopend aandacht aan besteed moet worden. Bij een geheel nieuw crisisteam start je bij de basis van crisismanagement en vervolgens is het nodig om onderhoud te plegen door middel van realistische oefeningen. Op basis van de evaluaties kunnen procedures bijgewerkt worden, en specialistische sessies ingepland.

Hierbij moet niet alleen aandacht zijn voor de acute crisis. Crisismanagement gaat namelijk verder dan de respons op de crisis zelf, er moet ook aandacht besteed worden aan het herstelproces. De normale bedrijfsvoering moet immers zo snel mogelijk hervat kunnen worden, zonder ernstige gevolgschade. Bij het bepalen van de ontwikkelingsfase en het opstellen van de oefendoelen, moet ook de nafase opgenomen worden.

Opleiden, trainen en oefenen  zijn onmisbare aspecten van crisismanagement. Door regelmatig te trainen en oefenen, reageren teams sneller en doelgerichter tijdens een crisissituatie, waardoor de impact ervan kan worden beperkt. Een ijzersterk OTO-plan is daarom essentieel om uw bedrijfscontinuïteit te kunnen waarborgen.

Wilt u weten hoe de adviseurs van IVM u kunnen helpen? Neem vandaag nog contact met ons op, we staan u graag te woord.