Iedereen heeft vragen en kijkt naar jou

Terwijl de rest van het crisisteam druk bezig is met de crisis in te dammen, ben jij aangewezen om de communicatie te doen. Collega’s hebben vragen. Bij een groot incident kan het zijn dat bezorgde familieleden of omstanders bellen met nog meer vragen. En wat doe je als de lokale of landelijke pers belt, of voor de deur staat met een draaiende camera? Moet jij ook met de hulpdiensten schakelen of doet iemand anders dat? Wie vertel je wat, en wat vertel je niet?

Een goede voorbereiding is het halve werk: crisiscommunicatieplan

Je hoopt natuurlijk dat je er nooit mee te maken krijgt; een crisis waarvoor het crisisteam samen moet komen. Maar wat als het dan toch gebeurt? De bewustwording dat je als organisatie goed voorbereid moet zijn op als het echt mis gaat dringt steeds meer door. Steeds meer organisaties hebben een crisismanagementplan. Een volgende stap daarin is een goed crisiscommunicatieplan. In een crisiscommunicatieplan staat beschreven wie welke taak heeft op het gebied van communicatie tijdens een crisis, maar ook welk mandaat er al ligt. Want mag je nu wel of niet communiceren dat de hulpdiensten op locatie zijn?  

Het uitgangspunt bij crisiscommunicatie is dat je altijd kunt communiceren over feitelijke waarneembaarheden. Dus als de hulpdiensten op locatie aanwezig zijn, kun je hier gewoon over communiceren. Een dergelijk bericht kun je altijd aanvullen met procesinformatie. Hiermee vertel je wat de gebruikelijk processen zijn die gaan lopen op het moment dat er een incident is op de locatie. Je laat hiermee zien dat je voorbereid bent op bepaalde situaties en dat je daarvoor dus ook processen en procedures hebt opgesteld. Verder kun je al snel aangeven waar mensen meer informatie kunnen vinden als zij daar behoefte aan hebben.  

Hierbij is het dan natuurlijk wel van belang dat er een centraal informatiepunt is; bijvoorbeeld een speciale landingspagina op de website die voorzien wordt van updates.  

Maatwerk crisiscommunicatie 

Bij IVM meldde zich een organisatie met slechts één communicatiemedewerker. Voor de dagelijkse werkzaamheden voldoende. Maar op het moment dat er echt wat aan de hand is veel te weinig. En dat beseft deze organisatie ook.  

Om de communicatie wel goed op te kunnen starten tijdens een crisis werken we samen met de opdrachtgever aan een eenvoudig en vooral praktisch crisiscommunicatieplan. Hierin beschrijven we niet alleen wie welke rol heeft tijdens zowel de preparatie als de repressie, maar werken we ook een aantal scenario’s uit op basis van een risico-inventarisatie.  

Alle gekozen scenario’s werken we samen met de opdrachtgever uit in communicatieteksten voor de eerste paar uur. Hierbij kijken we niet alleen naar de inhoud van de teksten, maar ook naar de doelgroepen voor de teksten. De berichten worden volledig afgestemd op de diverse doelgroepen. Aan de doelgroepen wordt een prioritering gekoppeld, zodat ook meteen duidelijk is welke doelgroep welke tekst in welke volgorde en op welk moment zou moeten ontvangen. Door op deze manier het crisiscommunicatieplan voor te bereiden, is het meeste werk voor de crisis al gedaan. Zo hoeft er tijdens de crisis niet onder grote druk nagedacht te worden over de toon en stijl van de teksten, je kunt immers een kant en klare tekst uit het crisiscommunicatieplan gebruiken en deze naar wens aanpassen. 

Een crisis blijft spannend, maak het jezelf daarom zo makkelijk mogelijk 

Ook met een goed geolied crisisteam en een uitgebreid crisiscommunicatieplan is het uitdagend om je hoofd koel te houden tijdens een crisis. Daarom is het belangrijk om te weten op welke risico’s je voorbereid moet zijn en wat nodig is om met vertrouwen te kunnen handelen tijdens een crisis.  

IVM helpt al jaren uiteenlopende bedrijven met het opzetten van hun crisisorganisatie. Van het uitvoeren van een dreigingsanalyse tot het trainen van de crisisteamleden en het oefenen van verschillende scenario’s. Meer weten hoe we kunnen ondersteunen op dit gebied? Neem vandaag nog contact op met onze adviseurs.