CASUS
KPZ - een vers crisisteam met een pandemie als lakmoesproef

Direct aan de slag in de praktijk

Hogeschool KPZ is een hogeschool met 1000 studenten, diverse deelnemers in nascholingsactiviteiten en circa 110 medewerkers. Omdat de hogeschool de veiligheid van de studenten en medewerkers hoog in het vaandel heeft staan, is in 2019 IVM  benaderd om te helpen met het opnieuw opzetten en professionaliseren van de crisisorganisatie. 

In november 2019 werd gestart met de kick-off en training, en in het voorjaar van 2020 zou er een uitgebreide crisissimulatie plaats vinden. Echter brak toen de coronapandemie uit en moest het crisisteam direct in de praktijk opereren. Het was een spannende periode, met een kakelvers crisisteam. We vroegen één van de crisisteamleden, Marc Nieuwhof, Hoofd Facilitair bij Hogeschool  KPZ hoe ze dit proces ervaren hebben.

Is alleen BHV genoeg?

Bij Hogeschool KPZ waren veel zaken al goed op orde. De BHV-organisatie is goed ingericht en er lag een praktisch calamiteitenplan en op papier was de crisisorganisatie ingericht. Het Platform Integrale Veiligheid Hoger Onderwijs gaf het advies aan hogescholen om zich meer te verdiepen in crisismanagement en Hogeschool KPZ gaf graag gehoor aan dit advies. 

Marc Nieuwhof licht toe: 

“Het oorspronkelijke idee was om een masterclass crisismanagement voor het crisisteam te doen maar we vroegen ons af of dat wel genoeg was om duurzaam een crisisorganisatie op te zetten. Onze conciërge Jack van de Wetering had positieve ervaringen met IVM, dus hebben we hen benaderd. We zijn met Willy Antonissen in gesprek gegaan omdat we erg benieuwd waren wat crisismanagement precies inhield en hoeveel werk we eraan zouden hebben om alles goed te implementeren. Dat gesprek ging zo goed dat we direct aan de slag zijn gegaan met het opnieuw samenstellen van het crisisteam, het opstellen van scenariokaarten en het trainen van het crisisteam.”

Op welke scenario’s bereid je je voor? 

Iedere branche, ieder bedrijf heeft met verschillende risico’s te maken. Om goed voorbereid te zijn op een crisis, is het daarom belangrijk om van te voren te bedenken op welke manieren het mis kan gaan. Onderwerpen van scenariokaarten kunnen zijn;

• Brand
• Explosie
• Ongeval
• Reputatieschade
• Datalek
• Gijzelsoftware
• Terrorisme
• Bommelding
• Gijzeling
• Voedselvergiftiging

Samen met IVM heeft Hogeschool KPZ verschillende scenariokaarten gemaakt waarin realistische scenario’s beschreven worden en hoe deze bestreden kunnen worden. Nadat de scenariokaarten compleet waren, werd in 2019 een kick-off/training gedaan waarbij twee scenario’s door het crisisteam geoefend zijn. Bij hen was echter van te voren niet bekend welke scenario’s uitgekozen waren, zodat ze net als in de praktijk overvallen werden door het incident. 

De kick-off bestond uit twee delen; bij het eerste scenario observeerde IVM alleen maar, om na afloop te evalueren en tools uit te delen voor het volgende scenario.

Marc Nieuwhof vertelt het volgende over de kick-off; 

“Omdat we nog niet eerder geoefend hadden, verliep de eerste sessie niet helemaal vlekkeloos. We moesten allemaal wennen aan onze rollen en de overlegstructuur ontbrak. Hierdoor praatte iedereen door elkaar heen en voelde het niet alsof we grip hadden op de situatie.

Dankzij de uitleg van Willy ging de middagsessie een stuk beter. Iedereen hield zich strikt aan zijn of haar rol, we volgden de overlegstructuur van IVM en konden zonder paniek snel schakelen, zonder het overzicht te verliezen.”

“Bij een van de scenario’s die we oefenden was er een gasexplosie geweest in de keuken tijdens de kerstviering. De voorzitter van het crisisteam hield daar zogenaamd op dat moment een toespraak en was dus een van de slachtoffers. Dit zette het crisisteam direct op scherp, want hoe start je op als de voorzitter ontbreekt?”

“We moesten direct schakelen in de rolverdeling. Goed om te oefenen, want ook in de praktijk kan het gebeuren dat niet ieder crisisteamlid aanwezig kan zijn bij de crisisoverleggen. De belangrijkste les uit de oefeningen was dat we ontdekten dat de rolverdeling en overlegstructuur van IVM werkt. Toen we ons bij het tweede scenario daar aan vast hielden, verliep het hele proces ontzettend soepel.”

Van simulatie naar praktijk 

Na de succesvolle kick-off/training, stond er een crisissimulatie ingepland voor het voorjaar van 2020. Maar geheel onverwacht moest het crisisteam voor de oefening kon plaatsvinden al intensief aan de slag met de wereldwijde covid-19 epidemie waarvan de impact en de gevolgen nog niet helemaal helder waren. 

Marc Nieuwhof legt uit hoe KPZ reageerde; 

“Op de avond van 12 maart 2020 werd tijdens de persconferentie duidelijk dat het hoger onderwijs op 13 maart zou sluiten. Het crisisteam is opgeroepen om op 13 maart 2020 haar eerste corona-vergadering te hebben. We hebben gewerkt conform de structuur die Willy ons heeft aangeleerd. We hebben de crisiskoffer erbij gepakt, de crisiskamer ingericht en de loglijst die we van Willy hadden ontvangen klaargezet. We hebben vergaderd conform de aangeleerde werkwijze. 

De coronacrisis was redelijk beheersbaar omdat iedereen ermee te maken had, niet alleen KPZ. Daarom was ook iedereen zich bewust van het belang om goed om te gaan met deze crisis. Doordat we met het crisisteam vooruit keken en manieren bedachten om zo min mogelijk “schade” te ondervinden van deze crisis, zijn wij direct gestart met online onderwijs.” 

“Toen we weer over mochten schakelen naar hybride onderwijs, hebben wij direct iedereen al verzocht een mondkapje te dragen in de gangen omdat we niet overal in het pand de 1,5 meter afstand konden waarborgen, ondanks de looprichtingen. Dus toen de overheid het gebruik van mondkapjes verplicht maakte in het hoger onderwijs, waren wij daar al aan gewend. 

In de loglijst is heel goed te zien hoe veel we bereikt hebben in deze onvoorspelbare crisis, dat voelt goed. De oefening die we in hadden gepland met IVM werd uiteindelijk ingehaald door de praktijk en dankzij de begeleiding van Willy Antonissen heeft ons crisisteam effectief kunnen schakelen.”